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Solución de videoconferencia autónoma para sala de reuniones
El mundo empresarial ha experimentado en los últimos años una profunda transformación. El trabajo se vuelve híbrido, con colaboradores en la oficina y otros en desplazamiento o teletrabajo. Para reunir a los equipos, dondequiera que estén, la videoconferencia se ha convertido en una norma. Esta evoluciona rápidamente para satisfacer las necesidades de las empresas, que buscan simplicidad, pero también fiabilidad y una experiencia cada vez más cercana a una reunión presencial.
Si en un primer momento, las empresas se equiparon con sistemas Plug & Play, que requieren muy poca configuración y son menos costosos, hoy en día se inclinan cada vez más hacia soluciones para salas de reuniones, también llamadas soluciones autónomas.
Pero, ¿cuáles son las diferencias entre un kit de videoconferencia Plug & Play en USB y un kit autónomo? ¿Por qué optar por estas nuevas soluciones? Es lo que abordaremos hoy, basándonos en los productos de Poly, marca reconocida mundialmente por sus equipos profesionales.
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¿Cuáles son las diferencias entre un kit de videoconferencia USB y un kit autónomo?
El equipo de videoconferencia USB
El equipo de videoconferencia, llamado Plug & Play, es muy fácil de instalar. Se conecta por USB a un ordenador y, en la mayoría de los casos, a la electricidad mediante una fuente de alimentación. Por lo tanto, no se necesitan habilidades especiales para su instalación.
Reconocido automáticamente por el ordenador y los programas de videoconferencia, los ajustes son bastante básicos y principalmente de verificación. Sin embargo, esta verificación debe realizarse al inicio de cada videoconferencia, ya que se desconecta y vuelve a conectar el equipo al ordenador cada vez. Puede suceder que algunos productos no sean reconocidos (no compatibles con Windows o Mac, por ejemplo) o que haya un error que impida su correcto funcionamiento.
Como se explicó anteriormente, para iniciar una videoconferencia con un kit de videoconferencia USB, es necesario llevar el ordenador a la sala de reuniones. En una sala de videoconferencia USB, también llamada sala BYOD (Bring Your Own Device), el portátil del usuario juega un papel central. Es el anfitrión de la reunión, lo que puede generar algunos problemas adicionales.
El ordenador puede simplemente quedarse sin batería. Cuando se utiliza para la videoconferencia y para compartir documentos, ya no es posible usarlo para tomar notas. Las otras personas presentes en la sala no pueden compartir documentos, etc.
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El equipo de videoconferencia autónomo
A diferencia de los equipos Plug & Play, el equipo autónomo requiere un poco más de habilidades para su instalación. De hecho, es esencial contar, además del equipo, con una suscripción para sala de reuniones. Esta suscripción es ofrecida por su software de videoconferencia habitual, ya sea Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, etc. La mayoría de las veces, se llaman “Rooms”. Por lo tanto, necesitará una suscripción Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms u otra, para cada sala que equipe.
Una vez finalizada la instalación, el uso por parte de los colaboradores es mucho más simple e intuitivo. La sala tiene su propia dirección de correo electrónico, puede ser invitada cuando organiza una reunión en su agenda. Todas las reuniones programadas se indican directamente en la pantalla y/o en la tableta proporcionada en el kit. No es necesario llevar su ordenador, la reunión se inicia con un clic desde el equipo de la sala, sin conexión ni ajustes previos.
Si la sala tiene una suscripción Microsoft Teams Rooms, en principio, solo podrá responder a llamadas de Microsoft Teams. Lo mismo ocurre con Zoom, Google Meet y todas las demás plataformas. Si necesita usar otro servicio de videoconferencia, tiene la posibilidad de volver al modo USB - llamado BYOD - conectando un cable USB o utilizando un accesorio (dependiendo del equipo).
La gran diferencia entre un kit de videoconferencia USB y un kit autónomo radica en la experiencia del usuario. Las soluciones para sala de reuniones ofrecen a los participantes una experiencia más simple e inmersiva. Veamos este aspecto con más detalle.
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¿Por qué elegir un kit de videoconferencia autónomo?
Los kits de videoconferencia autónomos, aunque más complejos de instalar, buscan simplificar al máximo la experiencia del usuario, para mejorar la productividad y la colaboración en las reuniones. El objetivo es que el tiempo, hasta ahora dedicado a conectar y configurar su equipo, se utilice ahora para lo más importante: el trabajo.
Con una solución de sala, todo el equipo ya está instalado y listo para ser utilizado, las reuniones planificadas se muestran en la pantalla de la sala o en la tableta, y se unen con un clic. Algunos equipos incluso tienen un detector de movimiento y se encienden automáticamente cuando un participante entra en la sala. En conjunto, es un ahorro de tiempo considerable. El colaborador puede llegar justo a tiempo para la reunión y no llegar tarde.
Además de las reuniones reservadas previamente en el calendario y visibles en el controlador de la sala (pantalla o tableta), es posible iniciar una reunión de manera espontánea, sin planificación, simplemente presionando el botón "Meet". Los usuarios incluso pueden unirse a reuniones existentes, no planificadas en la agenda de la sala, con la función "Unirse por ID de reunión".
Recientemente, algunas soluciones de sala ofrecen interoperabilidad, lo que permite a los usuarios unirse a reuniones en una plataforma diferente a la instalada de forma nativa en la sala, sin necesidad de conexiones adicionales. Por ejemplo, si su sala está configurada en modo Zoom Room, podrá unirse a sus reuniones de Teams y Google Meet, desde el controlador de sala, utilizando el ID y el código secreto de la reunión. La interoperabilidad varía según la plataforma elegida. Estas funciones eliminan la necesidad de cables adicionales y portátiles personales en las salas de reuniones.
Las salas autónomas facilitan la gestión de espacios compartidos. Son "reservables" en la agenda, lo que permite a los usuarios planificar reuniones, pero también reservar la sala. Estas reservas son visibles en la pantalla y/o en la tableta de control, indicando así la disponibilidad de la sala. Al agregar una pantalla de reserva, la disponibilidad es visible desde el exterior de la sala gracias a señales luminosas. La ventaja es simplificar el proceso de búsqueda y reserva de espacios de reunión.
Los beneficios no terminan ahí, ya que una vez iniciada la conferencia, muchas opciones hacen que la experiencia sea más inmersiva. Las diferentes plataformas de comunicación ofrecen diversas funcionalidades que permiten a todos los participantes estar en igualdad de condiciones dondequiera que se encuentren. Los equipos de videoconferencia también integran inteligencia artificial para una mejor calidad de video y audio, como el seguimiento del orador o la eliminación de ruidos fuera de campo. Y si bien estas funcionalidades se pueden encontrar en un kit de videoconferencia Plug & Play, algunas solo son posibles con una solución de sala. Este es el caso del doble pantalla que permite mostrar la conferencia de video por un lado y el compartir pantalla por el otro.
El compartir pantalla, por su parte, no se limita al único ordenador conectado para iniciar la videoconferencia, ya que con un kit autónomo, no se requiere PC. Así, cada participante puede compartir su pantalla libremente de manera cableada, con un cable HDMI, o de forma inalámbrica, si el equipo soporta las tecnologías Miracast, Airplay y/o GoogleCast.
Pequeño resumen:
| Videoconferencia USB | Videoconferencia Autónoma | |
| Tiempo de preparación | Entre 5 y 10 min | Instantáneo |
| Instalación | Conexión USB + HDMI | ¡Siempre listo! Sin Conexiones |
| Conexión a la videoconferencia | Desde el ordenador de un participante | Con un clic desde el sistema de sala |
| Toma de notas durante la reunión | Ordenador monopolizado por la videoconferencia | Ordenador libre para tomar notas |
| Videoconferencia en doble pantalla | No | Sí |
| Compartir pantalla | Solo desde el PC conectado | Por cualquier participante |
| Compartir pantalla inalámbrico | No | Sí |
| Actualización | Manual | Automática |
| Gestión centralizada del sistema de videoconferencia | No | Sí |
| Calidad de la videoconferencia | . . . | . . . . . |
| Fiabilidad | . | . . . . . |
| Seguridad | . . | . . . . . |
Lo hemos entendido, con un kit de videoconferencia autónomo, el desarrollo de una videoconferencia se facilita y se centra en la colaboración. Sin embargo, antes que nada, es esencial elegir la herramienta de comunicación que se desea utilizar.
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Los diferentes programas de videoconferencia autónoma
La mayoría de los programas de videoconferencia profesional ofrecen hoy en día una fórmula, llamada "Rooms", para sala de reuniones, de modo que la mayoría de las veces, las empresas optan por el software que utilizan a diario. Los colaboradores se sienten así seguros, ya que ya conocen la plataforma.
Un pequeño recorrido por las principales soluciones:
- Microsoft Teams Rooms: oferta de Microsoft Teams, la Microsoft Teams Room o MTR, es hoy en día la solución autónoma más extendida en el mercado.
- Zoom Rooms: segundo gigante de la videoconferencia, Zoom también ofrece soluciones llave en mano para sala de reuniones con la Zoom Room.
- Google Meet Hardware: para todos los usuarios del entorno Google Workspace y por extensión de Google Meet, existe la oferta Google Meet Hardware.
Estas son las principales plataformas. Sin embargo, existen muchas otras como GoTo Room, RingCentral Rooms, Cisco Webex, Lifestyle, etc.
Nuestra guía Microsoft Teams Rooms
La diferencia entre Rooms Android y Rooms Windows
Los equipos para sala de reuniones autónoma se dividen en dos grandes familias: las soluciones basadas en Android y las soluciones basadas en Windows. De hecho, estos dos sistemas operativos ofrecen una experiencia ligeramente diferente, ya sea en la instalación o en el uso. Sin embargo, para el usuario final, esto no hará ninguna diferencia.
Para ilustrar esta explicación, nos basaremos en los productos de Poly, marca estadounidense líder en el mercado de la videoconferencia.
Soluciones autónomas basadas en Android
Los equipos que integran el sistema operativo Android son mayoritariamente equipos todo en uno. Fáciles de instalar y configurar, no necesita elegir la referencia en función de su software de videoconferencia.
Con precios más accesibles que las soluciones Windows, el equipo Android ofrece un poco menos de opciones que este último y propone las nuevas funcionalidades más tarde.
Esta solución es ideal para un primer equipo a instalar uno mismo y para las pymes que disponen de pequeñas y medianas salas de reuniones.
Opcionalmente, puede encontrar una tableta táctil para colocar en el centro de la mesa, que le permitirá controlar su equipo.
La gama Studio X de Poly se compone de tres barras de videoconferencia, en función del tamaño de la sala de reuniones y del número de participantes.
La Poly Studio X30 puede instalarse en una huddle room o en una sala pequeña con capacidad máxima de 6 personas. Dispone de una cámara con encuadre automático de los participantes y seguimiento del orador.
La Poly Studio X50, por su parte, se recomienda para espacios que pueden albergar hasta 10 personas. Su cámara dispone de la misma inteligencia artificial que la Studio X30, con una calidad de audio y video más avanzada. Además, admite la doble visualización en 2 pantallas.
La Poly Studio X70 ha sido diseñada para las salas de reuniones más grandes, con capacidad de hasta 15 personas. Posee dos lentes UHD 4K de 70° y 120°, un zoom digital x7 y 4 micrófonos con un alcance de 7 metros.
Soluciones autónomas basadas en Windows
El equipo que integra un sistema operativo Windows cuenta con un mini PC Windows IOT al que se conectan todos los equipos (cámara, micrófono, altavoz), así como una tableta táctil, que no es obligatoria con las barras Android.
Más flexible, le permite utilizar el equipo que ya tiene y usar elementos separados, ideal en grandes salas de reuniones. También más costosos y más complicados de instalar, los equipos de salas Windows cuentan con todas las funcionalidades disponibles y son los primeros en poder realizar las nuevas actualizaciones.
En Poly, es totalmente posible obtener solo el mini PC y la tableta. Sin embargo, también existen kits listos para usar. Siempre en función del tamaño de la sala, la marca líder ofrece paquetes con sus diferentes cámaras.
Para los espacios individuales o las focus room, el paquete se compone de una Poly Studio P15. Todo en uno, esta barra cuenta con una cámara UHD 4K, 3 micrófonos con barrera acústica y un potente altavoz. Encuadra automáticamente a las personas en el centro de la imagen.
Descubra el kit Poly Studio Focus Room
La Poly Studio USB se ofrecerá, por su parte, para salas pequeñas y medianas. Con su ángulo de visión de 120° y su zoom digital x5, es ideal para reuniones de 3 a 6 personas. Gracias a la inteligencia artificial, la imagen se recuadra automáticamente y el orador se destaca.
Descubra el Poly Studio Small/Medium Room
La cámara presente en los kits para salas de reuniones muy grandes es la Poly Studio E70. Con 2 ópticas, capta a todos los participantes y puede hacer zoom hasta 10x manteniendo una imagen de excelente calidad. Cabe destacar que será necesario agregar un sistema de audio.
Descubra el Poly Studio Large Room
Próximo paso en el acondicionamiento de las salas de reuniones, el paso del modelo BYOD al autónomo se considera bastante lógico. Después de haberse familiarizado con la videoconferencia y haberla integrado en nuestro día a día, es hora de optar por un equipo más avanzado, más simple y más accesible, con funcionalidades avanzadas.
¿Está interesado en estas soluciones y desea ser orientado en la elección de su equipo? Contacte con nuestro equipo de técnicos comerciales.