Zoom Rooms: La guía para entender y equiparse

¿Cuál es la diferencia entre Zoom y Zoom Rooms?

Zoom Video Communications es una empresa estadounidense que ofrece un servicio de conferencia a distancia que incluye videoconferencia y mensajería instantánea. 

Líder en su sector, Zoom le permite organizar reuniones de video desde una computadora, un smartphone o una tableta. Puede crear una reunión enviando una invitación a sus interlocutores a su dirección de correo electrónico, o unirse haciendo clic en el enlace enviado por el organizador. Este servicio dispone de una fórmula gratuita así como opciones de pago, según las necesidades.

Más allá del servicio “clásico” de videoconferencia, Zoom ofrece diferentes otras ofertas, como las fórmulas Zoom Phone, Zoom Events & Webinar o Zoom Rooms.

Esta última es una solución de videoconferencia Zoom diseñada específicamente para salas de reuniones. Con una licencia Zoom Rooms y un equipo adecuado certificado, ya no necesita conectar su computadora portátil al material de video de su sala para unirse a una reunión. 

En resumen, Zoom es un software de videoconferencia que se encuentra en su dispositivo personal (computadora, smartphone, tableta) y que le permite organizar o unirse a reuniones de video. La Zoom Room, por su parte, es una solución para sala de reuniones. La invitación a la conferencia se envía directamente a la dirección de la sala y ya no necesita pasar por su PC o Mac para unirse. 

¿Cuáles son las ventajas de las Zoom Rooms?

La Zoom Room es una solución de pago para sala de reuniones que permite disfrutar plenamente de las ventajas de la videoconferencia, maximizando las nociones de ahorro de tiempo, facilidad de uso, practicidad, así como confort sonoro y visual.

Hasta hace poco, las soluciones de videoconferencia eran costosas, complejas y utilizadas exclusivamente por grandes empresas. Funcionando punto a punto, a menudo entre sucursales de una misma empresa, limitaban las interacciones con los socios externos. 

Con la llegada de las Zoom Rooms, la videoconferencia profesional se democratiza: accesible, simple y amigable. Transforma radicalmente el uso de nuestras salas de reuniones y las convierte en un punto de entrada principal para las comunicaciones internas y externas de la empresa.

Comparada con el uso de una cuenta Zoom clásica, la Zoom Room ofrece las siguientes ventajas: 

• Sistema autónomo: no se necesita ninguna conexión USB o HDMI antes de iniciar una videoconferencia. ¡Venga con las manos vacías! Para ir aún más lejos, algunos dispositivos están equipados con un detector de presencia y se encienden automáticamente al entrar en la sala.
• Ninguna configuración antes de unirse a la conferencia: el equipo ya está configurado. Puede olvidar los “Su micrófono está apagado”, “No lo veo”, etc.
• Reserva simplificada de la sala: cuando organiza una reunión, debe invitar a la sala. Este procedimiento se simplifica mediante la integración de los calendarios Office 365, Google y Exchange.
• Lanzamiento de reunión simple y rápido: el calendario de reuniones se muestra en la pantalla de la sala y en la tableta táctil, cuando hay una. Solo necesita hacer clic en la reunión para iniciarla.
• Calidad de audio y video Premium: todos los dispositivos destinados a una Zoom Room han sido controlados y certificados por la empresa, asegurándole una calidad de sonido e imagen impecable.
• Soporte para múltiples cámaras: para una conferencia en una sala muy grande o para resaltar el contenido de una pizarra, Zoom permite compartir múltiples flujos de video simultáneamente. Puede instalar hasta 3 cámaras en su sala.
• Videoconferencia en 3 pantallas: si su equipo lo permite, puede distribuir la difusión de su videoconferencia en 1, 2 o 3 pantallas. Así, puede mostrar el video en una pantalla, un compartir pantalla en otra, etc.
• Compartir pantalla simplificado: Zoom le da la posibilidad de duplicar la imagen de su computadora de manera cableada (cable HDMI) o inalámbrica. Gracias al multi-compartir inalámbrico, varias personas pueden compartir contenido simultáneamente.
• Pizarra interactiva: tome notas o anote un documento en tiempo real con la función de pizarra. Gracias a esta pizarra compartida, cada uno puede agregar sus ideas y guardar el archivo común para mantener un registro de la reunión.

Además de estas ventajas principales, diversas funcionalidades están disponibles, tales como: 

• La grabación de la reunión, el inicio de llamadas telefónicas, la difusión one-to-many, etc.
• La adaptación automática al ancho de banda disponible
• La visualización del orador activo, el contenido o la galería con 25 flujos de video
• La solicitud de palabra o control para anotar a distancia
• La gestión central para el moderador: corte y apertura de micrófonos y cámaras
• La posibilidad de utilizar las funcionalidades de compartir pantalla inalámbrica fuera de una videoconferencia.
• La administración a distancia para su servicio informático

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¿Cuál es el precio de una licencia Zoom Rooms?

Como dijimos anteriormente, para transformar su sala de reuniones en una sala de videoconferencia autónoma Zoom Rooms, es necesario tener una licencia. Esta es propia de la sala en cuestión. Así, si desea equipar 3 salas, necesitará 3 licencias. 

En cuanto al precio, hay 2 posibilidades.

• En el caso de una facturación mensual, la licencia cuesta 46 € por mes.
• Si opta por una facturación anual, la licencia le costará 469 €, es decir, 39 € por mes.

Además de la licencia, Zoom ofrece opciones como el conector de salas de conferencia, que permite utilizar equipos en H.323/SIP o aumentar la capacidad de participantes más allá de los 1,000 ya autorizados.

¿Puedo usar mi Zoom Rooms para participar en videoconferencias de Microsoft Teams u otras?

Una sala equipada con un equipo de conferencia Zoom Rooms se utilizará al máximo de sus capacidades durante videoconferencias en Zoom. Sin embargo, si está invitado a participar en una videoconferencia en otra plataforma, como Microsoft Teams por ejemplo, aún es posible utilizar su sala Zoom Room. 

De hecho, Zoom le permite participar en reuniones de terceros en Skype Empresarial, Microsoft Teams, WebEx, GoToMeeting, Fuze, Google Meet y BlueJeans. 

En cuanto al soporte de invitaciones Microsoft Teams y Webex, es posible gracias al Direct Guest Join. Cuando la opción está activada, la reunión aparece en su calendario, como si fuera una conferencia Zoom. Solo necesita hacer clic en ella para unirse. 

Para Skype Empresarial y GoToMeeting, necesitará configurar un servicio de interoperabilidad de terceros. Un servicio de interoperabilidad de terceros es un servicio de software que "convierte" una videoconferencia de un servicio A (como GoTo Meeting) para hacerla compatible con un servicio de video B (como Zoom). 2 interlocutores participan en una misma videoconferencia, pero con software diferente. 

Estos servicios de interoperabilidad son de pago. Los más conocidos y versátiles son: Polycom RealConnect, Pexip, Webex CMR, GTM InRoomLink 

Más información en el sitio de Zoom

¿Puedo cambiar del modo autónomo al modo USB?

Cada vez más, los fabricantes de equipos autónomos ofrecen soluciones para poder pasar fácilmente al modo BYOD, es decir, cambiar del modo Zoom Rooms al modo USB, conectando su computadora a la cámara.

En algunos dispositivos Android, llamados "Appliance Mode", como la Logitech Rally Bar o la Poly Studio X50, es posible conectar un cable USB a la barra de video y cambiar temporalmente al modo Plug & Play, sin configuración específica.

El equipo funciona entonces como una cámara USB clásica y le permite iniciar una reunión en cualquier servicio de video: Pexip, Starlift, Bluejeans, etc. 

Para otros, como las MeetingBar A20 y A30 de Yealink, es necesario agregar un accesorio, como la caja Yealink VCH51. 

Los sistemas basados en Windows, por su parte, normalmente no permiten cambiar al modo USB. Sin embargo, gracias a accesorios como el Logitech Swytch o el Yealink BYOD Extender, será posible hacer que el equipo sea gestionado por su computadora y no por el PC Zoom Rooms de la sala.

También existen dispositivos compatibles con las diferentes marcas de equipos Zoom Rooms, como el conmutador Toggle USB 3.0 de Inogeni. 

¿Cómo equipar una Zoom Rooms?

La instalación de una Zoom Room no se hace al azar. Es necesario elegir un equipo certificado y diseñado para este uso. De hecho, el material de una Zoom Room integra un sistema operativo que permite hacer funcionar la aplicación sin la ayuda de una computadora externa. Por lo tanto, no es posible usar solo su cámara USB clásica. Muchas marcas ofrecen hoy en día material para Zoom Rooms, como Logitech, Poly, Yealink, Dten, etc.

Este sistema operativo puede ser Android o Windows 10 IoT. Dependiendo del equipo que ya posea, sus necesidades, pero también su presupuesto, deberá orientarse hacia uno u otro de estos sistemas.

En general, las soluciones Android son menos costosas y están adaptadas a salas de reuniones pequeñas y medianas. A menudo en forma de barra todo en uno, solo necesita comprar un dispositivo para equipar su sala. Se puede agregar una tableta táctil para un control facilitado, y los micrófonos de extensión se ofrecen, la mayoría de las veces, como opción. 

Esta alternativa no permite reutilizar el equipo que ya posee. Además, las versiones Android presentan menos funcionalidades que las versiones Windows.

Las versiones Windows son más costosas, pero le permiten utilizar su equipo existente ya que funciona gracias a un mini PC, llamado NUC, al cual puede conectar sus periféricos de audio y video. Más flexible, esta alternativa es ideal para grandes salas de reuniones con varias pantallas y cámaras (posibilidad de llegar hasta 3 pantallas y 3 cámaras con las Zoom Rooms), pero será más complicada de instalar que las barras todo en uno. Sin embargo, con un sistema Windows, tiene acceso a todas las funcionalidades y novedades desarrolladas por Zoom.

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