Los 4 mejores herramientas de videoconferencia y teletrabajo

Las ventajas de Skype para comunicarse/
teletrabajar 

Un vector de socialización

El famoso programa es, por tanto, un vector de socialización imprescindible hoy en día. Permite mantenerse en contacto con sus seres queridos o colegas desde cualquier ubicación geográfica en el mundo. Para utilizarlo, solo es necesario disponer de un soporte digital y una conexión a internet eficiente. Skype es particularmente eficaz para las conversaciones de persona a persona. Ideal para contactar con un ser querido, el programa ofrece interacciones lúdicas, especialmente gracias a los siguientes elementos:

• Intercambio de emoticonos. Estos pequeños iconos permiten transmitir rápidamente y en un lenguaje universal, una emoción.

• Un sistema de mensajería inteligente que permite mencionar un contacto (@mención).

• Compartir pantalla (para compartir imágenes y fotos de vacaciones). La transferencia se realiza entonces más rápidamente que por correo electrónico.

• Conversaciones privadas (para intercambios confidenciales).

• Un modo para grabar sus llamadas. Esta opción es particularmente útil cuando se organiza una reunión a distancia. Ayuda entonces a redactar el acta y hacer el resumen de los intercambios.

Una solución económica

Skype es una forma sencilla y gratuita de ponerse en contacto con todos los demás suscriptores de Skype en el mundo. También es posible contactar a alguien en su móvil o fijo gracias a una suscripción dedicada.

Una ventaja para el teletrabajo

Skype es una solución adaptada a las personas que desean comunicarse con sus colaboradores a distancia. El programa permite, de hecho, trabajar en equipo con sus colegas, independientemente de su ubicación geográfica. La fusión entre Skype y Microsoft también dio lugar al programa Skype For Business destinado a las empresas. Se distinguen algunas mejoras respecto al programa original, tales como:

• Una interfaz más intuitiva

• Un manejo simplificado

• Un sistema de mensajería instantánea eficiente

• Un teléfono IP integrado (bajo suscripción)

• Una resolución de alta calidad (1080p en HD)

Skype For Business es un programa atractivo tanto para particulares como para empresas. Con más de 6 millones de usuarios, Skype es fácil de implementar y usar, incluso para principiantes en videoconferencia.

Se trata, por tanto, de una herramienta gratuita que permite un contacto rápido con el exterior. El programa también cuenta con una pizarra para colaborar durante reuniones profesionales. Se trata de una página en blanco donde cada participante puede agregar notas o importar imágenes. Este documento es, por tanto, modificable por varios, en tiempo real. Al final de la reunión por videoconferencia, este documento puede ser guardado y luego enviado a otros colaboradores externos. Este envío puede concernir a los miembros presentes (para que conserven un registro de los intercambios) como a los posibles ausentes (para permitirles ponerse al día).

Las limitaciones de Skype para las empresas

Skype puede, sin embargo, presentar ciertos retrasos cuando la llamada se destina a varios destinatarios al mismo tiempo. La fiabilidad del sistema es, de hecho, menor, lo que puede perjudicar el trabajo a realizar. Además, Skype es una herramienta difícil de conectar a una sala de conferencias (aunque esté equipada con tecnología de videoconferencia). La calidad de vídeo y audio a menudo deja que desear, lo que constituye un problema importante en el mundo empresarial. Estas limitaciones pueden volverse insuperables para las empresas que tienen altas exigencias en términos de calidad. De hecho, la pérdida de minutos valiosos puede desanimar a algunos usuarios de Skype.

La claridad de audio para varios usuarios durante una conferencia es relativamente baja. A menudo se necesita un equipo de audio sofisticado para paliar esta carencia. Este equipo debe entonces ser adquirido por los usuarios. En el contexto de una videoconferencia con varios participantes, es necesario asegurarse de que todos posean un equipo funcional, para evitar disparidades en el resultado de vídeo y audio.

También cabe destacar que Skype es una solución de videoconferencia poco segura. Sin embargo, a menudo se intercambian informaciones confidenciales en el mundo de los negocios durante las reuniones. Los usuarios también deben tener este elemento en mente.

Antes de utilizar Skype para el trabajo, es útil y necesario hacerse estas 4 preguntas esenciales:

• ¿Es el aspecto de seguridad muy importante o fundamental para usted?

• ¿Es necesaria la calidad de audio y visual para el intercambio?

• ¿Tiene tiempo para gestionar el programa (y los posibles errores)?

• ¿Necesita una conexión dentro de una sala de conferencias?

Si responde afirmativamente a todas estas preguntas, Skype es entonces una herramienta insuficiente para el uso que desea darle, día tras día. Un sistema de videoconferencia más eficiente es entonces particularmente aconsejado para beneficiarse de un resultado conforme a sus expectativas.

Skype ofrece, por tanto, una solución de apoyo, con un resultado algo amateur en ocasiones. Es por eso que se asocia más fácilmente Skype a un uso personal, para intercambiar con amigos o familiares. De hecho, las personas que viajan o estudian en el extranjero utilizan mucho Skype. Afortunadamente, existen otras soluciones para garantizar interacciones eficientes en un entorno profesional.

Las ventajas de Zoom para las empresas

Zoom es particularmente solicitado para organizar reuniones entre un moderador y un grupo de hasta 100 personas. Se dirige especialmente a trabajadores freelance y profesionales adeptos al teletrabajo en general. Zoom atrae cada vez a más usuarios por varias razones fundamentales. De hecho, Zoom es una plataforma que se aprecia por su carácter:

Ergonómico
Seguro
Bien organizado
Poco costoso

Zoom es la herramienta privilegiada para facilitar las comunicaciones externas e internas de una empresa. Con Zoom, una empresa puede implementar fácilmente una sala de conferencias virtual. También se destaca de sus competidores por sus numerosas funcionalidades bastante inéditas.

Las funcionalidades específicas de Zoom

Zoom es una plataforma de comunicación que permite intercambiar simultáneamente con sus socios, proveedores, empleados y eventualmente clientes. Especialmente diseñado para salas de conferencias, ofrece numerosos beneficios para los participantes, como veremos más adelante.

La presencia del Cloud

Zoom permite realizar una videoconferencia con una calidad de alta definición en cuanto al sonido y la imagen. Todos los participantes aparecen en su pantalla en forma de galería. Sin embargo, es posible mostrar a un participante en particular en modo de pantalla completa. Cabe destacar que las reuniones por videoconferencia también se realizan bajo cloud. Este dispositivo permite ofrecer una experiencia más flexible y estable, incluso cuando la conexión a internet es deficiente.

El aspecto de seguridad

El programa Zoom dispone de un gran número de protocolos de seguridad informática (SSL, AES, HTTPS…). Este aspecto constituye una verdadera ventaja durante intercambios de carácter confidencial, por ejemplo. Esta seguridad garantiza, por tanto, la confidencialidad de los intercambios así como la protección de los datos y documentos transmitidos a otros usuarios.

La facilidad de las interacciones

Una de las ventajas de Zoom es permitir que cada participante tenga protagonismo. De hecho, cada participante puede tomar el control del teclado y ser proactivo. Esta funcionalidad facilita la colaboración y el trabajo como si los profesionales estuvieran en la misma sala. Zoom también está equipado con una pizarra que permite compartir el detalle de sus ideas y proyectos. Sin embargo, solo un administrador podrá gestionar el flujo de los intercambios para hacer la reunión más fluida.

La elección del formato

Es importante destacar que la videoconferencia constituye una opción en el desarrollo de una reunión a distancia. De hecho, es totalmente posible limitarse a un intercambio de vídeo si el contexto lo exige.
Zoom es un programa funcional y ergonómico destinado a las empresas. Se distinguen varias ventajas en su uso en el trabajo. Zoom facilita, por tanto, la organización de reuniones virtuales.

También permite reunir a cerca de 500 participantes si es necesario. Esto puede ser particularmente útil si tiene el proyecto de vender formaciones en e-learning o tutoriales en vivo a un número considerable de personas. Cada uno puede entonces hacer preguntas al formador, lo que contribuye a crear un contenido muy dinámico. Zoom se adapta, por tanto, específicamente a la creación de webinars o formaciones en línea.

Además, al conectar mi solución Zoom a un Cloud, es posible revisar la reunión posteriormente. Esto permite mantener un registro auditivo de los intercambios. También es posible compartir la grabación de la reunión con otras personas. Esta funcionalidad también es utilizada por formadores y coaches en línea para difundir sus trabajos y desarrollar su oferta.

Finalmente, el programa Zoom incluye un conjunto de funciones inéditas como la monetización o el subtitulado, por ejemplo. Este último elemento permite llegar a un público que puede tener problemas auditivos.

Zoom: ¿Cuáles son las limitaciones de su uso?

Zoom es una solución de videoconferencia en pleno auge desde hace varios años. Varias empresas han confiado en utilizar regularmente este programa. Así, Zoom cuenta con referencias sólidas, entre sus clientes, las empresas Sanofi, Deezer o Havas.

Sin embargo, Zoom puede presentar ciertas limitaciones en su versión gratuita, donde las opciones son muy restringidas (el número de participantes está limitado a 100). El programa ofrece diferentes planes (hasta 19€ al mes) que permiten adaptarse a las necesidades concretas de la empresa.

Google Meet: ¿de qué se trata?

Todo el mundo, o casi, conoce el motor de búsqueda Google. Esta empresa ofrece una amplia gama de productos, incluidos herramientas para comunicarse a distancia. Google Meet es, por tanto, una solución de videoconferencia especialmente adaptada a las empresas. Este programa permite entonces comunicarse en tiempo real con sus colaboradores gracias a llamadas de vídeo en cualquier momento y lugar. Google Meet se inscribe en la continuidad de la aplicación Hangout, dedicada a los particulares. Este servicio profesional ofrece un sistema de videoconferencias en alta definición para todos los participantes. A diferencia de las soluciones anteriores, Google Meet no requiere ninguna adhesión a la plataforma.

Para acceder a la reunión, solo es necesario ir a la página de inicio de Meet y luego ingresar un código de reunión. La videoconferencia es entonces accesible para todos, sin necesidad de haber creado una cuenta o descargar complementos adecuados. Solo es necesario proporcionar el enlace a los demás participantes para que se unan a la reunión instantáneamente. Una videoconferencia también puede integrarse a través de un correo electrónico de invitación o un evento de agenda. Sin embargo, es necesario verificar bien quién posee o no el enlace, ya que algunas reuniones pueden estar restringidas a ciertos colaboradores de una empresa.

¿Cuáles son las limitaciones de Meet?

Meet es una solución de videoconferencia eficaz, pero relativamente poco innovadora. En comparación con su predecesor Hangout, Google Meet simplemente permite integrar un mayor número de participantes durante la reunión a distancia. Sin embargo, una videoconferencia con Google Meet está limitada a un número máximo de 30 personas. Este límite es de 10 personas para la solución Hangout para particulares.

La visualización también es limitada, ya que solo la persona que habla se mostrará en la pantalla. Los demás miembros presentes no son necesariamente visibles. Además, otras restricciones también pueden desviar a los usuarios hacia soluciones competidoras. De hecho, Google Meet es una plataforma sin funcionalidades destacadas. Por lo tanto, todavía es imposible programar una videoconferencia, iniciar una llamada o comenzar un chat. Google Meet es, por tanto, útil para un uso poco ambicioso.

Lifesize es una solución de videoconferencia destinada a profesionales. El programa se destaca por una experiencia colaborativa única, con una implantación en todo el mundo. Lifesize se caracteriza por un vídeo en alta definición, en condiciones similares a una sala de reuniones real. Los participantes tienen entonces la impresión de estar cerca unos de otros.

El valor añadido de Lifesize reside sobre todo en el carácter ultra profesional de sus diferentes equipos. De hecho, se trata de una solución de pago que privilegia el confort, la experiencia y la calidad de los intercambios interprofesionales.

La videoconferencia en la nube es una solución particularmente apreciada en los siguientes casos:

Si desea conectarse en sitios diferentes al de la empresa.
Si valora el teletrabajo dentro de su equipo.
Si desea un modo de comunicación tanto rápido como fácil.
Una solución en la nube está específicamente adaptada para empresas con presupuesto limitado. No requiere gastos de mantenimiento o intervención humana para gestionar el programa. Lifesize es un sistema rápido de implementar y accesible para cada usuario. Cuenta con una interfaz ergonómica, similar a las soluciones utilizadas para un uso personal. Sin embargo, la interfaz sigue siendo clara y depurada, permitiendo un manejo relativamente rápido.

Además, la solución en la nube ofrece un sistema perfectamente seguro y fiable. Se trata, por tanto, de una herramienta sofisticada, ideal para garantizar intercambios personales sin riesgo de fugas o piratería informática. Es importante tener en cuenta este punto en sectores donde los datos pueden ser confidenciales.

Lifesize se destaca tanto en la audioconferencia como en la videoconferencia. De hecho, los ingenieros de Lifesize han querido producir una solución eficiente en estos dos aspectos. Al elegir Lifesize para su empresa, opta por una solución que transmite una imagen profesional a todos sus colaboradores.