La guía 2025 para videoconferencia

Como la videoconferencia es parte integral de la vida de una empresa, la elección de tu equipo requiere una atención especial. Actualmente, una gran mayoría de salas de reuniones corporativas necesitan estar equipadas para realizar conferencias remotas en buenas condiciones. Descubre todos nuestros consejos para equipar mejor tu sala de reuniones para que esté operativa para las videoconferencias.

1. Modernización del equipo videoconferencia

La videoconferencia ha evolucionado desde un equipo dedicado de alto rendimiento a soluciones integradas accesibles en dispositivos móviles a través de servicios en la nube. Hoy en día es imprescindible considerar plataformas como Microsoft Teams, Zoom o Cisco Webex que ofrecen soluciones adaptadas a usos individuales o salas de reuniones.

La nube simplifica la gestión de la infraestructura, pero requiere una atención cuidadosa a la compatibilidad del hardware (cámaras, micrófonos, pantallas táctiles) y del software para garantizar una experiencia fluida y confiable.

Consejo: Centraliza la gestión de equipos con herramientas certificadas por las plataformas colaborativas elegidas. Comprueba que los periféricos (como barras AV o cámaras web) sean compatibles con tus necesidades y la infraestructura de la nube. De hecho, la elección del equipamiento debe responder a criterios específicos como el número de participantes presentes en la sala, el entorno digital utilizado en la empresa o incluso la configuración de la sala.

2. Tipología de salas de reuniones

Las salas de reuniones se pueden clasificar en dos categorías:

Salas BYOD (Bring Your Own Device): La computadora portátil, conectada a los periféricos de audio/vídeo a través de USB o de forma inalámbrica, es el corazón de las salas BYOD. Estas salas son ideales para configuraciones flexibles como las que ofrece el fabricante Maxhub . Reuniones que se inician desde una computadora host, son compatibles con todas las plataformas colaborativas.

Habitaciones independientes: Equipadas con sistemas integrados (barras videoconferencia, pantallas táctiles interactivas) o modulares (cámara , micrófonos y altavoces), están diseñadas para interacciones colaborativas avanzadas e inteligentes. Estas soluciones suelen ofrecer interfaces ergonómicas a través de tabletas de control y no requieren el uso de una computadora portátil anfitriona. Gracias a una licencia de sala, hacen que la experiencia sea inmersiva porque los usuarios se unen a tus reuniones con un solo clic, sin necesidad de conectar tu portátil personal al equipo.

Consejo: Para las salas BYOD, recomendamos optar por un dock USB-C para facilitar la conexión. De esta manera, conectando únicamente un cable USB-C a tu ordenador, los usuarios duplican su pantalla, se conectan a equipos de videoconferencia, se benefician de la carga eléctrica y conexión a la red cableada. El ahorro de tiempo es considerable y la experiencia mejora gracias a la estabilidad de la red cableada.

Para salas independientes, invierte en una solución que combina hardware y software, lo que ayuda a maximizar la eficiencia. Es importante prestar especial atención a la compatibilidad entre el hardware y la licencia de sala. OfficeEasy ha diseñado, en colaboración con sus socios de confianza, Kits videoconferencia para facilitar tu elección.

3. Interoperabilidad y compatibilidad entre plataformas

La interoperabilidad entre diferentes plataformas de videoconferencia sigue siendo un desafío. Si bien opciones como los modos de invitado facilitan las conexiones externas, algunas funciones avanzadas pueden estar restringidas. Los servicios de interconexión de múltiples sitios (como los basados en el protocolo H.323) permiten vincular plataformas separadas, pero su uso puede complicar la gestión.

Consejo: Centraliza tus comunicaciones alrededor de una plataforma principal para ganar eficiencia, manteniendo opciones flexibles para interconexiones ad hoc.

A veces, necesitarás ejecutar una reunión en una plataforma diferente a la que está instalada en el modelo de la sala independiente. Piensa en la interoperabilidad del software o planificar equipo adicional permitiéndote conectar tu computadora a periféricos audiovisuales de forma ad hoc. Por ejemplo, Zoom ofrece interoperabilidad de software con Google y Teams: cuando te invitan a una reunión en una de estas 2 plataformas, la interoperabilidad te permite unirte a ella desde la tableta de control, sin agregar equipo adicional. La segunda solución es agregar un producto que permita a los usuarios cambiar fácilmente entre sala independiente y sala BYOD. Antes de realizar conferencias con tus clientes o proveedores, prueba los modos “invitado” para garantizar una compatibilidad fluida con socios externos.

4. Herramientas de colaboración interactiva

Para dinamizar los espacios de reunión te recomendamos que optes por herramientas de colaboración interactivas. Las pantallas táctiles interactivas y pizarras digitales mejoran las reuniones con capacidades de dibujo, anotación y uso compartido en tiempo real.

Estas herramientas, cuando integran una cámara, micrófonos y altavoces, permiten una colaboración híbrida efectiva entre participantes locales y remotos.

Consejo: integra estas herramientas en salas colaborativas para actividades que requieran lluvia de ideas o anotaciones en vivo. Si la sala de reunión también está dedicada a videoconferencia, opta por una pizarra digital interactiva con periféricos de videoconferencia integrados. De esta forma, te beneficias de una solución todo en uno que se adapta a todas las reuniones. Para mejorar la interactividad durante las reuniones cara a cara o realizar conferencias con un equipamiento de calidad, la pizarra digital de videoconferencia es la solución ideal para los profesionales que buscan un equipamiento completo, fácil de instalar y atractivo.

5. Gestión del software de comunicaciones unificadas

El software de comunicaciones unificadas (UC) incluye mensajería instantánea, videoconferencia y uso compartido de archivos. Soluciones como Microsoft Teams, Slack o Google Meet integran estas funciones al tiempo que ofrecen opciones de extensión a través de API para satisfacer necesidades específicas.

Consejo: Selecciona una plataforma CU que se integre perfectamente con tus herramientas de gestión existentes (CRM, ERP, etc.). Prueba interfaces y funciones para garantizar una experiencia de usuario fluida.

6. Optimización de la ergonomía y la experiencia del usuario

La simplicidad de uso es un factor clave para la adopción de herramientas de videoconferencia. Interfaces intuitivas, el acceso rápido a funciones clave (compartir pantalla, activación del micrófono) y la compatibilidad con múltiples terminales son elementos esenciales. Para que la inversión sea rentable, el equipo de videoconferencia debe ser intuitivo y accesible para todos, de lo contrario no debe utilizarse.

Consejo: Concienciar a tus equipos sobre el uso de herramientas mediante capacitaciones adecuadas. Proporcionar guías rápidas que tendrás dentro de la sala y configurar perfiles de usuario preestablecidos para simplificar su experiencia.

También recomendamos elegir accesorios que faciliten el control de los equipos de forma remota. Una tableta de control, un control remoto o un producto central con botones de control disponibles en la interfaz son soluciones que permiten una gestión intuitiva al alcance de la mano.