Las ventajas de disponer de una sala de reuniones equipada con un kit de videoconferencia autónomo

Contratos, presentaciones de ofertas comerciales, negociaciones, formación... ámbitos enteros de las relaciones empresariales pueden celebrarse ahora por videoconferencia a través de Microsoft Teams, Google Meet o Zoom, con importantes beneficios en términos de costes de desplazamiento (en 2022, el 57% de las empresas confirmaron que habían reducido significativamente sus costes vinculados a los viajes de negocios gracias a la videoconferencia).

Sin embargo, en 2023, el 49 % de los empleados dirá que asiste al menos a dos videoconferencias a la semana que se ven interrumpidas por problemas técnicos. Por último, el 79 % de los profesionales cree que las videoconferencias son igual de eficaces, si no más, que las reuniones presenciales, siempre que cuenten con el equipo adecuado.

Por eso, dotar a tu empresa de equipos de videoconferencia se ha convertido en algo estratégico. A continuación repasamos las principales ventajas que estas soluciones profesionales aportan a una empresa y a sus socios.

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Las ventajas de una sala independiente para participantes remotos:

1/ Evitar el "te veo, pero no te oigo" (o viceversa): todavía son demasiadas las reuniones de trabajo que empiezan con una fase de preparación desordenada. La razón principal es que, muy a menudo, es el ordenador personal de uno de los participantes el que se utiliza para iniciar la reunión. Un auricular Bluetooth previamente conectado, una actualización mal realizada, el canal de salida de sonido cambiado, una nueva webcam conectada y la reunión comienza con gran dificultad, o incluso no consigue terminar con el manos libres de un teléfono móvil.

2/ Optimizar el sonido: el sonido es quizá el elemento más estratégico en una conferencia. Ahora que se ha convertido en algo habitual, las reuniones con importantes implicaciones comerciales pueden celebrarse a distancia. Si el sonido es demasiado cavernoso, demasiado alto o demasiado bajo, o si se excluye a determinados participantes, toda la calidad que se espera de un intercambio estratégico se va por la ventana.

3/ Optimizar la imagen: como algunos servicios de videoconferencia ya degradan la resolución de forma nativa, es por las mismas razones que el sonido que tu imagen emite debe ser irreprochable. Para transmitir a tus interlocutores todas las sutilezas de una reunión cara a cara, estar equipado con una simple cámara HD significa que no puedes situarte a más de 1,50 metros de ella sin producir una imagen borrosa o pixelada.

4/ Optimizar la producción: ahora, a menudo equipadas de forma nativa con herramientas autónomas de producción de IA, las mejores cámaras web y barras de vídeo del mercado pueden acercar o alejar al orador, encuadrar a un grupo u ofrecer a tus corresponsales varios ángulos de visión. Tu reunión, y por extensión la imagen de tu empresa, mejorarán considerablemente.

5/ Presentar un producto o una interacción en una pizarra: Se trata de las mismas herramientas de IA o periféricos dedicados que te permitirán presentar los detalles de un objeto en modo macro, o escribir en una pizarra que se presentará en modo Picture in Picture a tus corresponsales.

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Las ventajas de una sala independiente para los participantes cara a cara:

1/ Una imagen de tus corresponsales cercana al cara a cara: disponer de una pantalla grande y de buena calidad te permitirá no sólo ver mejor a tus corresponsales sino también, y sobre todo, sentir buena parte de las sutilezas o palabras no dichas que a veces son tan importantes como el discurso. La otra ventaja de una pantalla grande es que puedes alejarte de la cámara y evitar dar la impresión de que no miras directamente a la gente.

2/ Sonido de alta calidad: percibir perfectamente las entonaciones de voz también es una cuestión crucial, ya sea por simple comodidad o para comprender con precisión los mensajes que tus interlocutores quieren transmitirte.

3/ Equipamiento adaptado al tamaño de tu sala y al número de participantes potenciales: la cámara, la pantalla, los micrófonos y los altavoces deben elegirse en función del número máximo de participantes para garantizar la comodidad de los usuarios y la certeza de ser vistos y oídos perfectamente, sea cual sea su posición en la sala.

4/ Menos estrés, concéntrate en el tema de la reunión y no en su funcionamiento: gracias a tu hardware dedicado y una vez correctamente equipada y configurada, tu sala de reuniones estará lista para ser utilizada y podrá celebrar reunión tras reunión sin dolorosos fallos de funcionamiento cuando se ponga en marcha. Así que no hay necesidad de comprobar cables, conexiones y configuración antes de cada reunión remota: basta con encender la herramienta, la pantalla, abrir el enlace de la reunión y ¡listo!

El equipo necesario para una sala independiente

Una sala de videoconferencia autónoma puede funcionar de dos formas distintas:

- o está equipado con un mini PC dedicado a una plataforma de colaboración (por ejemplo, un mini PC para conferencias configurado para Microsoft Teams)

- o bien, y esta es la solución más comúnmente ofrecida por los distintos fabricantes, está equipado con una cámara autónoma con Android integrado (que integra de forma nativa los principales servicios de videoconferencia) y una tableta que da acceso a la interfaz para lanzar y controlar tu reunión.

Una solución que facilita la vida cotidiana

Dependiendo del tamaño de la sala y de la calidad requerida, necesitarás añadir una serie de periféricos: pantallas, barras de sonido, altavoces, micrófonos de mesa central o de techo, visualizadores u otras cámaras remotas.

Si añades accesorios, podrás facilitar tus reuniones cotidianas: 

- Una o varias tabletas de control: en un sistema autónomo, la tableta de control facilita la gestión de la reunión. A menudo colocada en el centro de la mesa, permite unirse a la reunión, pero también acceder a diversos ajustes, como silenciar los micrófonos o ajustar el volumen de los altavoces. Algunos fabricantes ofrecen incluso la posibilidad de integrar varias tabletas en un único sistema de vídeo. Ideal para grandes espacios, esta configuración permite gestionar la videoconferencia desde distintos puntos de la sala.

- Una pantalla de reserva de salas: las pantallas de reserva de salas facilitan la gestión de los espacios compartidos. Se instalan en el exterior de la sala y se conectan a la agenda de tu empresa. De un vistazo, los empleados están informados de la disponibilidad de las salas.

- Un accesorio para volver a USB: las ventajas de la videoconferencia autónoma son evidentes. Sin embargo, a veces tus colegas necesitan volver a la videoconferencia USB. En este caso, la reunión se inicia desde el ordenador personal de uno de los participantes y puede llevarse a cabo utilizando cualquier aplicación instalada en el PC. En una sala de videoconferencia, se necesita un accesorio para abandonar el sistema autónomo de la sala y volver al modo USB.

Una vez instalado todo el equipo, sólo tienes que disfrutar de tu Teams Room , Zoom Room o Google Meet Room con sólo pulsar un botón…

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