Los 7 pasos para diseñar su sala de conferencias

¿Cómo mejorar su experiencia de videoconferencia en la sala de reuniones?

Siga estos 7 pasos y convierta su sala de reuniones en un verdadero espacio de videoconferencia.

Elegir la plataforma de videoconferencia adecuada

Los software de colaboración en tiempo real se han convertido en una necesidad para las empresas modernas. Si su trabajo implica presentaciones, capacitaciones o trabajo remoto, no puede funcionar sin una herramienta de comunicación adecuada. Estos integran voz, video, mensajería y compartición de contenido.

Además de la colaboración y comunicación internas, estas tecnologías de sala de conferencias son parte integral del marketing y las ventas, facilitando seminarios web y demostraciones de productos. 

Existe una variedad de software disponible: Zoom, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, por nombrar algunos. Algunos están dirigidos a un nicho específico como aulas virtuales y seminarios web, mientras que otros son más generalistas. Hemos encontrado que Zoom y Google Meet son los más populares entre las pequeñas y medianas empresas porque satisfacen todas sus necesidades de reunión. 

En el caso de uso desde una computadora - conocido como BYOD o USB - una suscripción clásica será suficiente, mientras que para uso desde una tableta de control o una pantalla táctil en una sala de conferencias autónoma, se deberá agregar una licencia para cada sala: Zoom Rooms, Google Meet Hardware, Microsoft Teams Rooms, para las más conocidas. 

Vale la pena dedicar tiempo a investigar e invertir en la plataforma de comunicación adecuada que satisfaga las necesidades de su empresa. Una solución de sala de conferencias robusta permite una interacción virtual rica que combina de manera fluida la compartición de pantalla, video y audio. 

Estandarizar la tecnología y el equipo de la sala de conferencias

Es muy probable que disponga de varios espacios de reunión equipados con equipos de conferencia web. A menudo, encontramos equipos de sala de conferencias ensamblados de manera improvisada: la cámara, los micrófonos y los altavoces se compran por separado para crear una configuración de videoconferencia personalizada. Aunque puede comprar por separado todos los elementos incluidos en un kit de videoconferencia, no es lo mismo que un kit completo vendido por un distribuidor autorizado, como OfficeEasy. 

Hay varias razones para esto. 

En el caso de un kit de videoconferencia USB, la compra de un paquete llave en mano le asegura que todos los elementos funcionen entre sí. En una sola compra, recibe todo lo que necesita para diseñar su sala de conferencias. No hay necesidad de comprar un hub de conexión adicional o un adaptador particular. 

Para los kits de videoconferencia autónomos, que funcionan gracias a una licencia de sala, todo el paquete está compuesto por elementos certificados por el software de comunicación (Microsoft Teams, Zoom o Google Meet). Cada dispositivo está diseñado para funcionar con los demás para ofrecer una experiencia de reunión virtual inigualable.

Por lo tanto, se recomienda optar por kits de videoconferencia todo en uno, ya sea para videoconferencias iniciadas desde una computadora o desde una tableta de control. 

El hecho de estandarizar sus diferentes salas e instalar las mismas configuraciones puede ser ventajoso en caso de mal funcionamiento. La solución de problemas y la asistencia técnica serán mucho más fáciles si dispone del mismo equipo en todas sus salas de reuniones. Tendrá un solo procedimiento operativo estándar para todas las videoconferencias. Además, mejora la facilidad de uso, ya que los usuarios no tendrán que familiarizarse con diferentes equipos.

Sin embargo, una configuración estandarizada puede presentar problemas. Puede encontrar uno de los elementos de su kit en otra sala. Esto puede ser muy molesto cuando tiene una reunión importante y no encuentra el conector correcto para su computadora portátil o, peor aún, falta un micrófono o un altavoz. Por lo tanto, debe tener una política clara que indique si alguno de sus equipos de conferencia puede salir de la sala o no.

Descubra los kits de videoconferencia todo en uno

Los imprescindibles de la sala de conferencias

Antes que nada, le aconsejamos hacer una lista de los dispositivos que son esenciales para organizar y llevar a cabo eficazmente sus reuniones. Priorícelos antes de pensar en módulos complementarios. Existen muchas tecnologías que pueden transformar la configuración de su espacio de trabajo, pero es posible que no las necesite necesariamente.

Esta lista es válida ya sea que opte por una solución USB o un sistema autónomo. 

El equipo obligatorio:

• Cámara (barra de videoconferencia, cámara PTZ)
• Micrófonos (micrófono de techo, altavoz, cápsula de micrófono)
• Visualización de video (pizarra interactiva, pantalla profesional, proyector de video)
• Altavoces (barra de sonido, altavoz, pulpo de conferencia)
• Soporte de pantalla y cámara

Los mejores accesorios: 

• Pantalla de reserva de salas de reuniones con su software adaptado
• Sistema de compartición de pantalla inalámbrico
• Cámara de contenido
• ¡Pero no olvide el ingrediente mágico!

Descubra el equipo para sala de conferencias

Garantizar un ancho de banda suficiente para la sala de conferencias

La tecnología de su sala de conferencias es importante para la productividad de los empleados. Incluso un pequeño retraso debido a "dificultades técnicas" tiene un impacto significativo, ya que sus reuniones probablemente involucren a varios empleados. Su configuración de sala de conferencias y su tecnología de conferencia web no le serán de utilidad si no tiene una conexión a Internet rápida y confiable.

Cuando se utilizan, sus salas de conferencias consumen una parte importante del ancho de banda de su red. Por lo tanto, se aconseja mantener su equipo de sala de conferencias dentro de una red cableada. Esto ayuda a proporcionar el Internet de alta velocidad necesario para su sala de conferencias y libera el ancho de banda para los dispositivos dependientes del inalámbrico, como computadoras portátiles y tabletas.

 También puede mantener la sala de conferencias inalámbrica, en cuyo caso, es una buena idea crear un SSID separado para su equipo de conferencia web. Esto garantiza que su sala de conferencias no sufra congestión de red y siempre tenga un ancho de banda suficiente. Otra opción podría ser utilizar enrutadores de doble banda que ofrezcan 2,4 GHz y 5 GHz. Puede reservar una banda para la videoconferencia y la transmisión, mientras que la otra banda puede ser utilizada para dispositivos móviles.

Ahora que todo está configurado, ¿cómo usarlo eficazmente?

Haga que el equipo de la sala de conferencias sea fácil de usar

Los software de comunicación y los equipos de videoconferencia facilitan las reuniones virtuales y la colaboración en tiempo real. Pero su uso puede parecer intimidante si sus empleados no saben cómo proceder, ya sea que tenga un sistema USB o autónomo. Ya sea el proceso de reserva de sala, el inicio de la videoconferencia, asegurarse de que los micrófonos y los altavoces funcionen correctamente, iniciar una compartición de pantalla, etc. Estas acciones pueden convertirse en un verdadero rompecabezas. 

Para las grandes oficinas con muchos departamentos, se aconseja tener una pantalla fuera del lugar de reunión que muestre la disponibilidad de la sala. Esto garantiza que las reuniones no sean interrumpidas. También establece expectativas y anima a las personas a respetar las horas de inicio y fin previstas.

Luego, permita a los usuarios conectar fácilmente sus dispositivos al equipo. Asegúrese de tener algunos cables y adaptadores de audio y video a mano en la sala de conferencias.

Finalmente y lo más importante, enseñe a sus empleados a usar las herramientas en las que ha invertido. Incluso si la tecnología de su sala de reuniones puede ser intuitiva, siempre es importante capacitar a sus empleados en el uso de estas herramientas. Puede organizar demostraciones, capacitaciones guiadas o documentar los procedimientos estándar de inicio y solución de problemas. 

Y no olvide crear una lista con todos los puntos a verificar antes de iniciar una reunión. Esta lista de verificación debe cubrir todos los pasos, desde la planificación hasta la verificación de los cables de conexión.

 Aquí hay un ejemplo de lista de verificación con la que puede comenzar:

Lista de verificación:

Recurso:

• Verifique que haya reservado la sala correcta (capacidad y equipo requerido)
• Verifique que su reunión sea visible en el calendario del equipo o en la pantalla de reserva ubicada fuera de la sala de reuniones
• Verifique que la pizarra y los marcadores estén disponibles

Equipo:

• Verifique que el equipo esté conectado y encendido (si corresponde)
• Asegúrese de que los cables de red estén conectados al equipo
• Si utiliza una red inalámbrica, conéctese y verifique la conectividad.
• Verifique que haya conectores de audio, video y adaptadores de repuesto disponibles si es necesario.

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Elija un buen diseño de sala de conferencias

Ahora que dispone de la tecnología adecuada para la sala de conferencias, el equipo de conferencia web adecuado y un ancho de banda de red suficiente, viene la cuestión del diseño.

El número y tipo de micrófonos, altavoces y cámaras que necesita dependen de la disposición de su sala de conferencias. Aquí están las disposiciones de sala de conferencias más comunes.

Disposición en forma de U

Este tipo de disposición se obtiene colocando las mesas una al lado de la otra para formar una forma de U. Las sillas se colocan alrededor, en el lado exterior. Esta disposición es la más adecuada para presentaciones, reuniones o discusiones dirigidas por uno o más oradores donde la presentación audiovisual es el punto central.

Disposición tradicional

La disposición tradicional de la sala de conferencias se caracteriza por una gran mesa colocada en el centro de la sala. Para una sala grande, se pueden usar varias filas de mesas. La disposición de estilo conferencia es ideal para reuniones y discusiones interactivas porque facilita una buena comunicación debido a los contactos visuales directos entre los participantes.

 También debe considerar los siguientes elementos:

Puertos y tomas eléctricas: Asegúrese de que haya suficientes puertos y tomas. No olvide que no solo será para el equipo de conferencia, sino también para cargar dispositivos personales si es necesario.

Iluminación: Asegúrese de que haya suficiente iluminación colocada de manera adecuada. Una mala iluminación puede hacer que su experiencia de videoconferencia sea horrible, incluso si tiene la mejor cámara web.

Colocación de la cámara, los micrófonos y los altavoces: Lo que también debe considerar es la colocación de la cámara, los micrófonos y los altavoces para una sonorización efectiva. La cámara debe colocarse idealmente sobre la pantalla de video, pero no siempre es la mejor opción. Si utiliza una cámara de 360 grados, colóquela en el centro de su mesa de reuniones. Las grandes salas de conferencias pueden requerir varias cámaras, micrófonos y altavoces.

Descubra el mobiliario para sala de reuniones

Obtenga la asistencia de expertos para el diseño de su sala de conferencias

Si dispone del equipo adecuado, la tecnología adecuada y la configuración adecuada, puede organizar reuniones eficaces e impactantes. Para ayudarle en la implementación de todos estos puntos y asegurarse del buen diseño de su sala de conferencias, recurra a expertos que puedan orientarlo teniendo en cuenta sus necesidades y restricciones. 

El equipo de técnicos comerciales de OfficeEasy está a su disposición para responder a todas sus preguntas y guiarlo en la elección de su equipo de audio y video. ¡No dude en contactarnos!